Wichtige Informationen

Sicherer E-Mail Versand

Wir vereinfachen die Prozesse

Anleitung zur Umstellung

Zur Vereinfachung Ihrer und unserer Prozesse werden wir den Versand nachfolgend aufgeführter Dokumente auf sicheren E-Mail Versand umstellen. Da einige Vertragsdokumente personenbezogene Daten enthalten, können wir aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben die Zustellung dieser Dokumente per E-Mail-Versand nur verschlüsselt anbieten.

Im ersten Schritt betrifft die Umstellung die Dokumente „Sammelrechnung“ (unverschlüsselt) und „Anlage zur Sammelrechnung“ (verschlüsselt).

Wir haben im weiteren Verlauf alle wichtigen Hinweise zusammengestellt, um Ihnen den Prozess zur Umstellung so genau wie möglich zu erläutern.

Sie sind mit der Umstellung auf E-Mail-Versand einverstanden?

Wenn Sie mit der Umstellung auf E-Mail-Versand für die Sammelrechnung und die Anlage zur Sammelrechnung einverstanden sind, dann senden Sie bitte eine E-Mail an: securemail-jobrad@mercator-leasing.de unter Angabe:

  • der E-Mail-Adresse, an welche wir die Sammelrechnung senden sollen, Bsp.: buchhaltung@musterfirma.de
  • der E-Mail-Adresse, an welche wir die Anlage zur Sammelrechnung senden sollen: Bsp.: rechnung@musterfirma.de
  • der Geschäftspartner-Nummer. Um die eingehenden E-Mails zuordnen zu können, ist diese Angabe zwingend erforderlich. Diese finden Sie bspw. auf dem Annahmeschreiben zum Rahmenvertrag. Die Geschäftspartner-Nummer entspricht der 6-stelligen Kunden-Nummer im Betreff des Schreibens.

Bitte beachten Sie, dass wir alle Bevollmächtigten Ihres Unternehmens anschreiben, um frühzeitig alle relevanten Personen in die Kommunikation einzubinden. Hilfreich ist es, wenn die zu übermittelnden Daten nur von einer Person aus Ihrem Unternehmen an uns gesendet werden.

 

Auftrag zur

Datenübermittlung

Zur Übermittlung der Daten können Sie auch das entsprechende Dokument (Auftrag) ausfüllen und an securemail-jobrad@mercator-leasing.de zurücksenden. Eine telefonische Übermittlung der angeforderten Daten an uns ist nicht möglich.

Download

Wichtige Hinweise

Sie können für jedes Dokument eine separate E-Mail-Adresse oder für beide Dokumente dieselbe E-Mail-Adresse angeben.
Es muss sich in jedem Fall unbedingt um ein Sammelpostfach handeln, also eine personenunabhängige E-Mail-Adresse, d.h. keinesfalls vorname.nachname@musterfirma.de

Dies erleichtert auf beiden Seiten die Bearbeitung, vor allem vor dem Hintergrund, dass sich bei Ihnen Änderungen der Zuständigkeiten ergeben. Dies ist besonders zu berücksichtigen, um Ihrerseits einen Zahlungsverzug zu vermeiden. Eine E-Mail gilt als zugestellt, auch wenn der Empfänger auf Ihrer Seite die Zuständigkeit gewechselt hat oder ausgeschieden ist. Daher empfiehlt sich ein Sammelpostfach.

Im Falle von verbundenen Unternehmen beachten Sie bitte, dass wir je Unternehmen (Geschäftspartner-Nummer) einen separaten Auftrag, des in der Anlage 1 zum Rahmenvertrag genannten Bevollmächtigten, benötigen.

Nach erfolgter Umstellung erhalten Sie diese Dokumente („Sammelrechnung“ und „Anlage zur Sammelrechnung“)  nicht mehr auf dem Postweg oder auf einem anderen Zustellweg, der vorher vereinbart wurde.

Sie sind nicht mit der Umstellung auf E-Mail-Versand einverstanden?

Wenn Sie mit der Umstellung auf E-Mail-Versand nicht einverstanden sind, dann erhalten Sie die Vertragsunterlagen auf dem Postweg.

Sollten Sie sich weiterhin für eine postalische Zustellung entscheiden, dann müssen Sie hier nicht aktiv werden. Beachten Sie bitte, dass wir spätestens Ende des ersten Quartals 2022 den postalischen Versand o.a. Dokumente aus organisatorischen Gründen nur noch an die uns bekannte Adresse gem. Leasing-Rahmenvertrag senden, d.h. kein Versand mehr an abweichende Adressen erfolgt.

Es ist außerdem nicht möglich, unterschiedliche Zustellwege für o.a. Dokumente anzugeben. Beide Dokumente werden gleichermaßen versendet.

Erfassung Ihres Auftrages zur Umstellung

Zeitlicher Ablauf?

Ziel ist es, dass wir Ihr Unternehmen bis zur nächsten Rechnungsstellung nach Erhalt Ihres Auftrages auf E-Mail-Versand umstellen, sobald wir Ihre angegebenen Daten vollständig erfasst haben. Bitte haben Sie Verständnis, sollte dieser Prozess etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Nach Erfassung Ihres Auftrags erhalten Sie von uns eine entsprechende Bestätigung, dass Ihre Umstellung zur nächsten Rechnungsstellung erfolgt. Diese Bestätigung senden wir jedoch nur an die angegebene E-Mail-Adresse für die Sammelrechnung, auch wenn Sie eine abweichende E-Mail-Adresse für die Anlage zur Sammelrechnung angegeben haben. Bitte leiten Sie alle relevanten Informationen an die zuständigen Stellen in Ihrem Haus weiter.

Wir bitten Sie daher höflich von Rückfragen zum Bearbeitungsstand abzusehen.

Was ist Ihrerseits erforderlich, um verschlüsselte E-Mails empfangen zu können?

Bitte klären Sie mit Ihrer hausinternen IT-Abteilung oder, wenn nicht vorhanden, mit Ihrem externen IT-Dienstleister ab, ob Sie in Besitz eines gültigen und öffentlichen S/MIME-Zertifikates sind, um verschlüsselte E-Mails empfangen zu können.

Verfügen Sie über ein OpenPGP-Zertifikat, ist das leider mit unserem Anbieter nicht kompatibel. Bitte leiten Sie diese Vorgaben entsprechend weiter. Für weitere Auskünfte kann sich Ihre IT-Abteilung direkt an eine anerkannte Zertifizierungsstelle wenden.

Wenn Sie ein öffentliches und gültiges S/MIME-Zertifikat besitzen, dann erhalten Sie ab der Umstellung die Anlage zur Sammelrechnung als verschlüsselte E-Mail von debitor@mercator-leasing.de in Ihr E-Mail-Postfach.

Die Sammelrechnung erhalten Sie als unverschlüsselte E-Mail von debitor@mercator-leasing.de in Ihrem E-Mail-Postfach, da hier keine personenbezogenen Daten enthalten sind und somit auch keine Verschlüsselung notwendig ist.

 

 

Sie haben die Möglichkeit, auf ein öffentliches S/MIME-Zertifikat umzustellen. Ihre IT-Abteilung erhält hierzu weitere Auskünfte über eine anerkannte Zertifizierungsstelle.

Sollten sie nicht auf ein öffentliches S/MIME-Zertifikat wechseln wollen, müssen Sie einmalig eine signierte E-Mail an securemail-jobrad@mercator-leasing.de senden, sodass der notwendige Zertifikatsaustausch automatisiert ablaufen kann.

Hierzu ist es unbedingt erforderlich, dass diese einmalige E-Mail von der E-Mail-Adresse abgeschickt werden muss, welche auch für die Anlage zur Sammelrechnung angegeben wird, d.h. an welche dann zukünftig die verschlüsselte E-Mail versendet wird.

Gerne können Sie in dieser E-Mail auch die Angaben übersenden, die wir unter Punkt "Sie sind mit der Umstellung auf E-Mail-Versand einverstanden?" angefordert haben.

 

 

Sie haben die Möglichkeit, ein gültiges und öffentliches S/MIME-Zertifikat zu beantragen. Ihre IT-Abteilung erhält hierzu weitere Auskünfte über eine anerkannte Zertifizierungsstelle.

Wenn Sie kein Zertifikat beschaffen möchten, dann bieten wir Ihnen eine Alternative, verschlüsselte E-Mails von uns empfangen zu können.


Befolgen Sie hierzu bitte folgende Schritte

Sobald wir Ihr Unternehmen auf E-Mail-Versand umgestellt haben, erhalten Sie die Anlage zur Sammelrechnung verschlüsselt. Aufgrund des fehlenden S/MIME-Zertifikats erhalten Sie einmalig eine E-Mail von securemail@mercator-leasing.de mit einen Aktivierungslink zum Z1 SecureMail Portal. Z1 SecureMail Gateway gewährleistet eine EU DS-GVO konforme E-Mail-Verschlüsselung für Unternehmen.  

Aktivieren Sie bitte diesen Link und führen Sie die Einrichtungsschritte aus. Nach erfolgreicher Einrichtung des Kontos können Sie sich anmelden und haben in Ihrem Z1 SecureMail Portal die Anlage zur Sammelrechnung von debitor@mercator-leasing.de. Beim Versand aller weiteren Anlagen zur Sammelrechnung erhalten Sie eine E-Mail von securemail@mercator-leasing.de mit dem Hinweis, dass eine E-Mail im Portal vorhanden ist. Sie müssen sich im Portal anmelden, um die E-Mails abrufen und Ihre Anlagen herunterladen zu können.

Die Sammelrechnung erhalten Sie als unverschlüsselte E-Mail von debitor@mercator-leasing.de in Ihrem E-Mail-Postfach, da hier keine personenbezogenen Daten enthalten sind und somit auch keine Verschlüsselung notwendig ist. Für den Erhalt der Sammelrechnung müssen Sie kein Konto im Portal einrichten. Sie erhalten dementsprechend auch keine E-Mail mit einem Aktivierungslink für den Abruf der Sammelrechnung.

 

 

Wichtige Hinweise zu Ihrem SecureMail Portal

  • Bitte laden Sie sich die Anlage zur Sammelrechnung unmittelbar nach Erhalt auf Ihren Rechner in ein entsprechendes Ordnerverzeichnis herunter.
  • Eingehende E-Mails stehen Ihnen nur 60 Tage in Ihrem Postfach des Portals zur Verfügung, im Anschluss werden diese gelöscht. Sie erhalten 30 Tage vor der Löschung eine automatische Benachrichtigung mit einem entsprechenden Hinweis.
  • Aus dem SecureMail Portal können Sie keine E-Mails weiterleiten bzw. neue E-Mails erstellen. Es handelt sich um kein E-Mail-Postfach im originären Sinn.
  • Bitte merken Sie sich Ihre Zugangsdaten. Diese sind für jede Anmeldung im SecureMail-Portal notwendig.
Sie behalten den Überblick

 

 

 

 

 

 

 

 

Auf einen Blick

Woher und in welchem Dateiformat kommen künftig welche E-Mails?

Unverschlüsselt

Sammelrechnung

Sie erhalten eine unverschlüsselte E-Mail von debitor@mercator-leasing.de und können diese sofort öffnen.

Die Sammelrechnung wird künftig im Format PDF/A-1 versendet.

Verschlüsselt

Anlage zur Sammelrechnung

Ohne Zertifikat: Sie erhalten eine E-Mail von securemail@mercator-leasing.de mit einem Link auf Z1 Secure Mail, dem verschlüsselten E-Mail-Service. Dort können Sie die E-Mail mit dem Absender debitor@mercator-leasing.de in Ihrem Postfach öffnen.

Mit Zertifikat: Sie erhalten eine verschlüsselte E-Mail von
debitor@mercator-leasing.de und können diese sofort öffnen.

Die Anlage zur Sammelrechnung stellen wir Ihnen nach der Umstellung nur noch im CSV-Format zur Verfügung. Eine CSV-Datei kann wie ein XLSX-Format geöffnet werden und auch in diesem Format lokal von Ihnen abgespeichert werden.

Rückfragen

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an unser Team wenden

E-Mail: securemail-jobrad@mercator-leasing.de

Telefon: 09721 4747-470

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