Wichtige Informationen

Sicherer E-Mail Versand

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Wir vereinfachen die Prozesse

Anleitung zur Umstellung

Zur Vereinfachung Ihrer und unserer Prozesse werden wir den Versand nachfolgend aufgeführter Dokumente auf sicheren E-Mail Versand umstellen. Da einige Vertragsdokumente personenbezogene Daten enthalten, können wir aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben die Zustellung dieser Dokumente per E-Mail-Versand zukünftig nur verschlüsselt anbieten.

Im ersten Schritt betrifft die Umstellung die Dokumente „Sammelrechnung“ und „Anlage zur Sammelrechnung“.

Wir haben im weiteren Verlauf alle wichtigen Hinweise zusammengestellt, um Ihnen den Prozess zur Umstellung so genau wie möglich zu erläutern.

Sie sind Neukunde?

Wichtige Hinweise

Umstellung leicht gemacht

Um Ihnen den Prozess zur Umstellung auch übersichtlich darzustellen, haben wir eine entsprechende Grafik vorbereitet.

Prozessdarstellung

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Je nach Bedarfsfall sind folgende Aktionen Ihrerseits notwendig

Die alleinige Übermittlung des Auftragsformulars ist nicht ausreichend 

Wenn Sie mit der Umstellung auf E-Mail-Versand für die Sammelrechnung und die Anlage zur Sammelrechnung einverstanden sind, dann senden Sie bitte zunächst das entsprechende Auftragsformular vollständig ausgefüllt an securemail-dienstrad@mercator-leasing.de

Welches Verfahren  - welche Schritte:

  • Ihr Unternehmen verfügt über ein Zertifikat. Dann senden Sie bitte nach Übermittlung des Auftrags eine signierte E-Mail an securemail-dienstrad@mercator-leasing.de. In diesem Fall können Sie hier weiterführende Informationen nachlesen.
  • Ihr Unternehmen verfügt noch nicht über ein entsprechendes Zertifikat. Sie haben die Möglichkeit, ein gültiges und öffentliches S/MIME-Zertifikat zu beantragen. Ihre IT-Abteilung erhält hierzu weitere Auskünfte über eine anerkannte Zertifizierungsstelle. Bitte übermitteln Sie den Auftrag erst an uns, wenn Sie alle technischen Voraussetzungen zum Zertifikatsaustausch erfüllt haben.
  • Ihr Unternehmen verfügt über kein Zertifikat. Sie wünschen die Zustellung der Dokumente ab der Umstellung ausdrücklich in ein SecureMail Portal und haben hierzu alle Hinweise zum Abruf gelesen.
  • Ihr Unternehmen wünscht die Zustellung weiterhin auf dem Postweg. Es sind hier keine Aktionen Ihrerseits erforderlich.

Auftrag zur

Datenübermittlung

Bitte verwenden Sie zur Übermittlung der Daten das entsprechende Dokument (Auftrag) und senden Sie dieses vollständig ausgefüllt an securemail-dienstrad@mercator-leasing.de. Eine telefonische Übermittlung der angeforderten Daten an uns ist nicht möglich.

Bitte beachten Sie, dass wir alle Bevollmächtigten Ihres Unternehmens anschreiben, um frühzeitig alle relevanten Personen in die Kommunikation einzubinden. Hilfreich ist es, wenn die zu übermittelnden Daten nur von einer Person aus Ihrem Unternehmen an uns gesendet werden.

Dies gilt nicht für Neukunden.

Wichtige Hinweise zum Ausfüllen des Auftrags finden Sie hier.

Download

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Was ist Ihrerseits erforderlich, um verschlüsselte E-Mails empfangen zu können?

Je nachdem, ob Sie über ein Zertifikat verfügen oder nicht, sind unter den beiden Menüpunkten wichtige Informationen mit jeweils einem hilfreichen Schaubild zusammengefasst. Hier erfahren Sie, was nach der Übermittlung des Auftrags notwendig ist und woher Sie die Dokumente in welchem Dateiformat erhalten.

Verfügen Sie über ein gültiges S/MIME-Zertifikat, dann müssen Sie zunächst einmalig eine signierte E-Mail an securemail-dienstrad@mercator-leasing.de senden, sodass der notwendige Zertifikatsaustausch automatisiert ablaufen kann. Die alleinige Übermittlung des Auftragsformulars ist hier nicht ausreichend.

Hierzu ist es unbedingt erforderlich, dass diese einmalige E-Mail von der E-Mail-Adresse abgeschickt werden muss, welche auch für die Sammelrechnung inkl. Anlage zur Sammelrechnung angegeben wird. Wir benötigen jedoch von jeder E-Mail-Adresse eine einmalig signierte E-Mail, an die eine verschlüsselte E-Mail von uns an Sie versendet werden soll. Bitte geben Sie bei dieser E-Mail im Betreff Ihre GP-Nr. bzw. Kunden-Nr. an. Diese finden Sie auf der Anlage zur Sammelrechnung von Mercator-Leasing.

 

 

Sie haben die Möglichkeit, ein gültiges und öffentliches S/MIME-Zertifikat zu beantragen. Ihre IT-Abteilung erhält hierzu weitere Auskünfte über eine anerkannte Zertifizierungsstelle.

Wenn Sie kein Zertifikat beschaffen möchten, dann bieten wir Ihnen eine Alternative, verschlüsselte E-Mails von uns empfangen zu können.


Befolgen Sie hierzu bitte folgende Schritte

Sobald wir Ihr Unternehmen auf E-Mail-Versand umgestellt haben, erhalten Sie die Sammelrechnung und die Anlage zur Sammelrechnung (1 Datei) sowie zusätzlich die Anlage zur Sammelrechnung verschlüsselt. Aufgrund des fehlenden S/MIME-Zertifikats erhalten Sie einmalig eine E-Mail von securemail-dienstrad@mercator-leasing.de mit einen Aktivierungslink zum Z1 SecureMail Portal. Z1 SecureMail Gateway gewährleistet eine EU DS-GVO konforme E-Mail-Verschlüsselung für Unternehmen.  

Aktivieren Sie bitte diesen Link und führen Sie die Einrichtungsschritte aus. Nach erfolgreicher Einrichtung des Kontos können Sie sich anmelden. In Ihrem Z1 SecureMail Portal finden Sie die Sammelrechnung sowie die Anlage zur Sammelrechnung von debitor@mercator-leasing.de. Beim Versand aller weiteren Sammelrechnungen sowie Anlagen zur Sammelrechnung erhalten Sie eine E-Mail von securemail@mercator-leasing.de mit dem Hinweis, dass eine E-Mail im Portal vorhanden ist. Sie müssen sich im Portal anmelden, um die E-Mails abrufen und Ihre Dateien herunterladen zu können.

 

 

Wichtige Hinweise zu Ihrem SecureMail Portal

  • Bitte laden Sie sich die Sammelrechnung sowie die Anlage zur Sammelrechnung unmittelbar nach Erhalt auf Ihren Rechner in ein entsprechendes Ordnerverzeichnis herunter.
  • Eingehende E-Mails stehen Ihnen nur 60 Tage in Ihrem Postfach des Portals zur Verfügung, im Anschluss werden diese gelöscht. Sie erhalten 30 Tage vor der Löschung eine automatische Benachrichtigung mit einem entsprechenden Hinweis.
  • Aus dem SecureMail Portal können Sie keine E-Mails weiterleiten bzw. neue E-Mails erstellen. Es handelt sich um kein E-Mail-Postfach im originären Sinn.
  • Bitte merken Sie sich Ihre Zugangsdaten. Diese sind für jede Anmeldung im SecureMail-Portal notwendig.

Erfassung Ihres Auftrages zur Umstellung

Zeitlicher Ablauf?

Ziel ist es, dass wir Ihr Unternehmen bis zur nächsten Rechnungsstellung nach Erhalt Ihres Auftrages auf E-Mail-Versand umstellen, sobald wir Ihre angegebenen Daten vollständig erfasst haben. Bitte haben Sie Verständnis, sollte dieser Prozess etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Nach Erfassung Ihres Auftrags erhalten Sie von uns eine entsprechende Bestätigung, dass Ihre Umstellung zur nächsten Rechnungsstellung erfolgt. Diese Bestätigung senden wir jedoch nur an die angegebene E-Mail-Adresse für die Sammelrechnung, auch wenn Sie eine abweichende E-Mail-Adresse für die Anlage zur Sammelrechnung angegeben haben. Bitte leiten Sie alle relevanten Informationen an die zuständigen Stellen in Ihrem Haus weiter.

Wir bitten Sie daher höflich von Rückfragen zum Bearbeitungsstand abzusehen.

Wichtige Hinweise

  • Bei der Angabe der E-Mail-Adresse/n muss es sich in jedem Fall unbedingt um ein Sammelpostfach handeln, also eine personenunabhängige E-Mail-Adresse, d.h. keinesfalls vorname.nachname@musterfirma.de.
    Dies erleichtert auf beiden Seiten die Bearbeitung, vor allem vor dem Hintergrund, dass sich bei Ihnen Änderungen der Zuständigkeiten ergeben. Dies ist besonders zu berücksichtigen, um Ihrerseits einen Zahlungsverzug zu vermeiden. Eine E-Mail gilt als zugestellt, auch wenn der Empfänger auf Ihrer Seite die Zuständigkeit gewechselt hat oder ausgeschieden ist. Das kann nur über ein Sammelpostfach sichergestellt werden.
  • Im Falle von verbundenen Unternehmen beachten Sie bitte, dass wir je Unternehmen (Geschäftspartner-Nummer) einen separaten Auftrag, des in der Anlage 1 zum Rahmenvertrag genannten Bevollmächtigten, benötigen. Die Kunden-Nr. (Geschäftspartner-Nr./GP-Nr.) finden Sie auf der Anlage zur Sammelrechnung von Mercator-Leasing.
  • Sie erhalten nach der Umstellung die Sammelrechnung und die Anlage zur Sammelrechnung in einer Datei; zusätzlich erhalten Sie die Anlage zur Sammelrechnung in einer separaten Datei. Dies ist ein standardisierter Prozess, der nicht abgeändert werden kann.
  • Durch das Zusammenführen der beiden Dokumente (Sammelrechnung und Anlage zur Sammelrechnung) zu einer Datei entsteht eine relativ hohe Dateigröße. Wir können den E-Mail-Versand nur bis zu einer Dateigröße von 20 MB ermöglichen. Bitte stellen Sie auch auf Ihrer Seite sicher, dass Sie diese Dateigröße empfangen können. Hierzu ist Ihnen sicherlich Ihre IT behilflich.
  • Wird die Dateigröße von 20 MB überschritten, werden wir den verschlüsselten Versand automatisch auf das Cloudverfahren umstellen. Sollte dies der Fall sein, erhalten Sie von uns eine entsprechende E-Mail mit einem Link und weiterführenden Informationen.Die Umstellung auf das Cloudverfahren ist kein aktives Leistungsangebot mit Wahlmöglichkeit im Hinblick auf den verschlüsselten Versand. Es kommt nur in Ausnahmefällen zum Einsatz.
  • Nach erfolgter Umstellung erhalten Sie diese Dokumente („Sammelrechnung“ und „Anlage zur Sammelrechnung“)  nicht mehr auf dem Postweg oder auf einem anderen Zustellweg, der vorher vereinbart wurde.

Sie sind nicht mit der Umstellung auf E-Mail-Versand einverstanden?

Wenn Sie mit der Umstellung auf E-Mail-Versand nicht einverstanden sind, ist keine Aktion Ihrerseits erforderlich.

Sie erhalten - voraussichtlich ab Anfang 2023 - alle Rechnungsdokumente (Sammelrechnung und Anlage zur Sammelrechnung) auf dem Postweg. Eine separate Zustellung der Anlage zur Sammelrechnung per E-Mail ist aus aus datenschutzrechtlichen Gründen dann nicht mehr möglich, sollten Sie sich für den Postweg entscheiden.

Es ist außerdem nicht möglich, unterschiedliche Zustellwege für o.a. Dateien anzugeben.

Sie behalten den Überblick

 

 

 

 

 

 

 

 

Auf einen Blick

Woher und in welchem Dateiformat kommen künftig welche E-Mails?

Verschlüsselt

Sammelrechnung inkl. Anlage zur Sammelrechnung

Die Sammelrechnung und die Anlage zur Sammelrechnung (1 Datei) mit dem Dateinamen "Sammelrechnung GP-Nr. (SR-GP-Nr.-JJJJMMDD-01)" wird künftig im PDF Format versendet.


Ohne Zertifikat: Sie erhalten eine E-Mail von securemail@mercator-leasing.de mit einem Link auf Z1 Secure Mail, dem verschlüsselten E-Mail-Service. Dort können Sie die E-Mail mit dem Absender debitor@mercator-leasing.de in Ihrem Postfach öffnen.

Mit Zertifikat: Sie erhalten eine verschlüsselte E-Mail von debitor@mercator-leasing.de und können diese sofort öffnen.

Verschlüsselt

Anlage zur Sammelrechnung


Die Anlage zur Sammelrechnung wird mit dem Dateinamen "Anlage zur Sammelrechnung GP-Nr. (SR-GP-Nr.-JJJJMMDD-01)" wird künftig im Format CSV versendet. Eine CSV-Datei kann wie ein XLSX-Format geöffnet werden und auch in diesem Format lokal von Ihnen abgespeichert werden.

Ohne Zertifikat: Sie erhalten eine E-Mail von securemail@mercator-leasing.de mit einem Link auf Z1 Secure Mail, dem verschlüsselten E-Mail-Service. Dort können Sie die E-Mail mit dem Absender debitor@mercator-leasing.de in Ihrem Postfach öffnen.

Mit Zertifikat: Sie erhalten eine verschlüsselte E-Mail von debitor@mercator-leasing.de und können diese sofort öffnen.

Information für Neukunden

Was ist Ihrerseits erforderlich?

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Rückfragen

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an unser Team wenden

E-Mail: securemail-dienstrad@mercator-leasing.de

Telefon: 09721 4747-304

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